Starten met Toxic

INHOUDSOPGAVE

• Gebruikers toevoegen en inloggen
•  Inschakelen van 2FA
  • Hieronder vind je een eenvoudige handleiding om 2FA in te schakelen:
  • Heb je nog geen authenticator app geïnstalleerd?
• Productenoverzicht
  • 1. Toxic Productregistratie
  • 2. Toxic Chemiekaarten
  • 3. Toxic Blootstellingsberekeningen
  • 4. Toxic Maatregelen
  • Abonnement op combinaties van modules
• Dashboard (thuisscherm)
• Taalinstelling
  • Het Dashboard bevat de volgende functies:
• Online delen
• Rapportages
• Functies
• Je bedrijfsinstellingen
  • Bedrijfsnaam en logo
  • Wekelijkse e-mail ontvangen
  • Eigen noodnummer toevoegen
  • IP restricties voor online delen
• Werkplekken aanmaken
  • Producten toevoegen aan werkplekken
• Functies
  • Nieuwe functies toevoegen
  • Personeelsnummers koppelen

Gebruikers toevoegen en inloggen

Zodra je een abonnement neemt op Toxic, kun je gebruikers aanvragen via je contactpersoon of door een bericht te sturen naar toxic@sdu.nl. Deze gebruikers krijgen vanuit Sdu een e-mail met daarin een link om een eigen gekozen wachtwoord aan te maken. Nadat je dit hebt gedaan, kun je inloggen in Toxic via https://app.toxic.nl/

Eenmaal ingelogd, heb je toegang tot diverse functionaliteiten op basis van het afgesloten abonnement. Het is mogelijk om een abonnement te hebben op de volgende modules binnen de Toxic Safety Solution:

Om toegang te krijgen tot Toxic, voer je je gebruikersnaam en wachtwoord in. Je komt daarmee in het Dashboard van Toxic.

Inschakelen van 2FA

Om de veiligheid van jouw account te verbeteren, is het vanaf 18 september alleen mogelijk om met Two-Factor Authentication (2FA) in te loggen in Toxic. Vanavond zijn we tussen 19.30 en 20.30 offline om deze aanpassing aan het systeem te kunnen doen.

Vanaf morgenochtend is het hierdoor niet meer mogelijk om in te loggen met het account van een ander. Heb je nog geen eigen account? Deze kun je die gratis laten aanmaken, door een mail te sturen naar inloggen.toxic@sdu.nl. 

Hieronder vind je een eenvoudige handleiding om 2FA in te schakelen:

• Stap 1: Ga naar de website app.toxic.nl
• Stap 2: Vul je inlogggevens in.
• Stap 3: Scan de QR-code die op jouw scherm verschijnt met jouw authenticator app.
• Stap 4: Vul de code in die wordt gegenereerd door jouw authenticator app in de daarvoor bestemde ruimte.

Heb je nog geen authenticator app geïnstalleerd?

Geen probleem! Je kunt een authenticator app downloaden en installeren van Google of Microsoft voordat je begint met het instellen van 2FA.

Abonnement op combinaties van modules

Natuurlijk is het ook mogelijk om een abonnement te hebben op combinaties van deze modules. Sommige van de functionaliteiten die in deze handleiding worden beschreven, zijn gebonden aan een specifieke module. Aan de logo's bij de titel van elk hoofdstuk kun je zien welke module nodig is om toegang te hebben tot de beschreven functionaliteit. Deze logo's corresponderen met de logo's die je hierboven bij de modules ziet staan.

Je kunt natuurlijk op elk moment je abonnement uitbreiden, zodat je toegang hebt tot alle functionaliteiten. Neem hiervoor gerust contact op met je contactpersoon bij Toxic, bel het Toxic team op 070 - 378 01 62 of stuur een bericht naar toxic@sdu.nl. Ook bij inhoudelijke vragen over Toxic kun je altijd contact opnemen via deze contactgegevens.

Dashboard (thuisscherm)

De opmaak van het Dashboard is afhankelijk van de producten waarop u een abonnement

heeft. Op het Dashboard vindt u in ieder geval de volgende modules:

Het bovenstaande scherm zie je wanneer je een abonnement hebt op de Toxic Productregistratie en/of Toxic Chemiekaarten gecombineerd met de Toxic Blootstellingsberekeningen. Als je alleen een abonnement hebt op de Toxic Productregistratie en/of Toxic Chemiekaarten, zijn de modules 'Blootstelling' en 'Functies' niet beschikbaar. Als je alleen een abonnement hebt op Toxic Blootstellingsberekeningen, zijn de modules 'Productregister' en 'Online delen' niet beschikbaar.

Taalinstelling

Het zijmenu is overal in Toxic beschikbaar en geeft je de kans om snel naar een andere module te navigeren. Om dit te doen, schuif je gewoon met je cursor over de balk om deze uit te klappen en klik je vervolgens op de module die je wilt bekijken. 

De taalinstellingen worden standaard gekozen op basis van de taalinstellingen van je browser. Echter, Toxic is niet alleen in het Nederlands beschikbaar, maar ook in het Engels, Frans, Duits, Italiaans, Spaans, Pools, Slowaaks en Tsjechisch. Je kunt de taal veranderen door op de betreffende taal te klikken. 

Uitloggen is eenvoudig en kan op elk moment worden gedaan via de knop 'Log uit' in het zijmenu.

Dashboard functies:

In het productregister kun je producten aan je omgeving toevoegen, aanvragen, SDS'en bekijken en productgegevens of WIK's (werkplekinstructiekaarten) bekijken en aanpassen. Je kunt hier ook zelf producten toevoegen en zoeken in je eigen database en/of in de Toxic-database. Bovendien kun je producten filteren, kolommen verplaatsen of verwijderen. Als je meer ruimte in je register nodig hebt, kun je deze bijkopen door een e-mail te sturen naar toxic@sdu.nl

In de module Blootstellingen kun je scenario’s aanmaken waarin je medewerkers, functies en producten toevoegt. Het systeem helpt je met vragen om gemakkelijk alle benodigde gegevens in te vullen voor het berekenen van de blootstelling van je medewerkers. Als je alle benodigde informatie hebt ingevuld, berekent Toxic de blootstelling per scenario en per product voor je. 

Het resultaat van deze berekening kan het volgende zijn:

1. Het is veilig, je hebt voldoende maatregelen genomen.

2. Je moet meten of meer maatregelen nemen om te bepalen of de blootstelling voldoende is teruggebracht.

3. Je moet maatregelen nemen omdat de blootstelling momenteel te hoog is.

Als uit de blootstellingsschatting en/of metingen blijkt dat de blootstelling te hoog is, dien je maatregelen te nemen om deze te verminderen. Toxic Maatregelen helpt je door te berekenen welke maatregelen effectief zijn, rekening houdend met de verplichte arbeidshygiënische strategie. Je kunt nog aanpassingen maken om de maatregelen te laten aansluiten bij je werkomgeving. De module berekent automatisch wat deze aanpassingen betekenen voor de blootstelling. Je krijgt hierbij direct je actieplan en uitgebreide rapportagemogelijkheden.

Rapportages

Bij 'Rapportages' kun je zelf rapporten samenstellen van de informatie in Toxic Safety Solution. Als je de module voor productregistratie gebruikt, kun je rapporten van je productgegevens samenstellen. Maak je gebruik van de module voor blootstellingsberekeningen, dan kun je rapporten per scenario en per product samenstellen. Beide soorten rapporten kun je ook exporteren naar Excel.

Functies

Met 'Functies' kun je verschillende functies registreren waarbij mensen in contact komen met chemische producten. Je kunt een omschrijving toevoegen aan elke functie en zelfs personeelsnummers koppelen. Voor het beheren van de personeelsnummers navigeer je via het zijmenu naar de optie 'Personeel'. Zo houd je eenvoudig overzicht op de blootstelling aan chemische producten per functie en zelfs per medewerker.

Je bedrijfsinstellingen

Bedrijfsnaam en logo

Via het zijmenu of het Dashboard kun je navigeren naar de module 'Instellingen'. Hier kun je de bedrijfsinstellingen van je organisatie raadplegen en bewerken. Je kunt hier de bedrijfsnaam en het logo van je organisatie toevoegen. Om de velden te bewerken, klik je op het potlood-icoon rechtsboven in het scherm. De gegevens die je hier invoert, worden weergegeven boven aan de WIK en boven aan je blootstellingsrapportages bij je scenario's.

Let op: deze instellingen zijn zichtbaar voor alle gebruikers van de Toxic Safety Solution binnen je organisatie. Het veld met je bedrijfsnaam is verplicht; eenmaal ingevuld kun je het niet leeg laten, maar je kunt het wel aanpassen.

Wekelijkse e-mail ontvangen

Bij je persoonlijke instellingen kun je aangeven of je de wekelijkse e-mail met notificaties wilt ontvangen. Deze e-mail bevat een overzicht van de notificaties van wijzigingen, net zoals je deze ook in de module 'Notificaties' in de Toxic Safety Solution kunt vinden. Deze instelling geldt alleen voor je account en je e-mailadres.

We raden je aan deze notificaties te activeren zodat je gemakkelijk op de hoogte blijft van de wijzigingen die relevant zijn voor je producten en/of scenario's.

Eigen noodnummer toevoegen

Als je organisatie een eigen noodnummer heeft, kun je dit invoeren bij je bedrijfsinstellingen.

Dit eigen noodnummer wordt vermeld bovenaan de werkplekinstructiekaarten (WIK's). Let op: deze instelling is zichtbaar voor alle gebruikers van de Toxic Safety Solution binnen je organisatie. Op de WIK's zijn standaard ook de noodnummers van NVIC (voor Nederland) en het Belgische Antigifcentrum opgenomen.

IP restricties voor online delen

Als je informatie online deelt met je collega's, kun je het bekijken hiervan beperken tot apparaten binnen het IP-bereik van je organisatie. Op die manier is de website alleen toegankelijk als deze wordt geopend op de bedrijfslocatie via het daar beschikbare netwerk (of een ander door jou gekozen IP-adres).

Let op: Als je ook externe partijen op je locatie toegang wilt geven tot de informatie in Toxic, moeten zij ook inloggen op het bedrijfsnetwerk.

Werkplekken aanmaken

Via het Dashboard of het zijmenu kun je naar de module Locaties gaan. Hier heb je de mogelijkheid om de werkplekken aan te maken waarbinnen jouw organisatie met chemische producten wordt gewerkt. Door op de knop 'Nieuwe werkplek toevoegen' te klikken, kun je een nieuwe werkplek aanmaken.

• Bij 'Naam' vul je de naam in van deze werkplek. Deze naam zie je vervolgens terug in de lijst aan de linkerkant van het scherm.
• Bij 'Type' kun je kiezen of het een werkplek, ruimte, persoon of proces betreft. Je kunt de werkplek ook een nummer geven.
• Bij 'Ventilatie' kun je een optie selecteren die het meest overeenkomt met de ventilatie in deze ruimte. Binnen: met de deuren en ramen dicht (geen circulatie); Buiten: buiten; Binnen met goede algemene ventilatie: met deuren en ramen open; Binnen met verbeterde ventilatie: met mechanische ventilatie.
• Bij 'Valt onder' selecteer je waar deze nieuwe werkplek in de lijst van je huidige werkplekken komt te staan. Hierbij is 'Geen' het hoogste niveau. In de lijst van werkplekken aan de linkerkant van het beeld kun je aan het blauwe driehoekje voor de naam van de werkplek zien dat er nog meer werkplekken onder hangen.

Je kunt een werkplek altijd wijzigen door de betreffende werkplek te selecteren in de lijst aan de linkerkant van het scherm en vervolgens op het blauwe potloodicoon te klikken. Door op het blauwe prullenbakicoon te klikken, kun je een werkplek verwijderen.

Let op: Werkplekken kunnen alleen worden verwijderd als er geen verdere niveaus onder de werkplek hangen. Als dit wel het geval is, is het prullenbakicoon grijs en moet je eerst de onderliggende niveaus verwijderen.

Producten toevoegen aan werkplekken

Nadat je jouw bedrijfsstructuur in kaart hebt gebracht, kun je de producten waarop je geabonneerd bent, koppelen aan de juiste werkplekken of ruimtes. Klik daarvoor op de gele knop 'Product koppelen':

Hier zie je een overzicht van alle producten waarop je geabonneerd bent in het Productregister. Je kunt zoeken op (eigen) productnaam of (eigen) productcode, leverancier of een combinatie van beide, via de zoekbalken. Vervolgens zie je alle resultaten. Met het plus-icoon naast de naam van de leverancier kun je het product toevoegen aan de lijst van producten die je gaat koppelen aan de werkplek.

Op deze manier kun je in één keer meerdere producten aan een werkplek koppelen. Als de lijst met producten voor de betreffende werkplek compleet is, klik dan op de knop 'Koppel'. Alle producten worden dan in één keer toegevoegd aan de werkplek.

Als je vervolgens een gekoppeld product aanklikt, kun je de werkplekvariant van dit product openen via de gele knop 'Werkplekvariant openen'. Je kunt producten uit de lijst voor deze werkplek verwijderen door op de rode knop 'Ontkoppelen' te klikken.

Functies

In de module Functies kun je de verschillende functies binnen jouw organisatie vastleggen waarbij er wordt gewerkt met chemische producten. Wanneer je de module opent, zie je alle functies die op dit moment al binnen jouw omgeving zijn aangemaakt.

Nieuwe functies toevoegen

Met de knop 'Nieuwe functie' kun je een nieuwe functie toevoegen aan jouw registratie. Nadat je op deze knop hebt geklikt, kun je een aantal gegevens van deze functie vastleggen. Het veld ‘Functietitel’ is hierbij verplicht

Personeelsnummers koppelen

Bij het toevoegen of aanpassen van een functie kun je ook direct de personeelsnummers koppelen van degenen binnen je organisatie die deze functie uitvoeren. Als je op het uitklapmenu bij 'Personeelsnummer om te koppelen' klikt, zie je een lijst met alle personeelsnummers in je registratie. Je kunt ook direct zoeken in deze lijst met behulp van het zoekvenster.

Personeelsnummers toevoegen Als een personeelsnummer nog niet in je registratie staat, kun je dit toevoegen via de module Personeel. Je vindt deze module in het zijmenu.

Via de knop 'Nieuw personeelslid' kun je nieuwe medewerkers toevoegen aan je registratie. Hierbij is het verplicht om een personeelsnummer in te voeren en de datum waarop depersoon in dienst trad.

Ook de datum waarop iemand eventueel uit dienst gaat, kun je registreren. Zo houd je altijd een goed overzicht van wie er in actieve dienst is, zonder dat je de gegevens van voormalige werknemers hoeft te verwijderen. Toxic Blootstellingsberekeningen is daarmee ook dé manier om op de lange termijn je registratieverplichtingen ten opzichte van inspectiediensten op orde te houden.

De registratie van personeelsnummers en in- en uitdiensttreding binnen de Toxic Blootstellingsberekeningen is volledig in overeenstemming met de AVG-richtlijnen, aangezien alleen de beheerders van je abonnement hier toegang toe hebben. Medewerkers van Toxic mogen alleen met jou meekijken als je daar telefonisch of schriftelijk toestemming voor geeft.

Zodra je een personeelslid aanmaakt, kun je deze koppelen aan de verschillende functies die je hebt aangemaakt via het menu item 'Functies'. Hierdoor kun je gemakkelijk taakgroepen maken waarvoor je de blootstelling in kaart brengt en direct weet op wie dit van toepassing is.

Via de rapportagepagina kun je de ingevulde gegevens en de bijbehorende blootstelling(en) overzichtelijk downloaden en bijhouden voor je administratie richting SZW.

Online delen

Met 'Online delen' kun je ongelimiteerd webpagina’s aanmaken om productgegevens, WIKs en SDS'en te delen met je collega’s en/of klanten. Per pagina kun je één of meerdere locaties kiezen om de gekoppelde productinformatie te delen. Je kunt ervoor kiezen om de website te beveiligen met een wachtwoord. Na het opslaan van een nieuwe pagina, zie je de unieke URL die je vervolgens met je collega's kunt delen. De website is 24/7 toegankelijk op elke locatie met internettoegang en via alle gangbare browsers op computer, smartphone en tablet.

Hier kun je zelf websites aanmaken om de WIKs (en SDS'en) op een gemakkelijke manier te delen. Als de redactie van Toxic wijzigingen aanbrengt in de productgegevens, wordt deze informatie direct bijgewerkt in de websites die je hebt aangemaakt. Je hoeft deze links dus maar één keer aan te maken.

De aangemaakte link is niet vindbaar in zoekmachines. Daardoor is de informatie alleen toegankelijk voor degenen aan wie je de link verstrekt. Om een nieuwe link aan te maken, klik je op de knop 'Voeg online publicatie toe'.

Geef de publicatie vervolgens een naam. Als je de publicatie met een wachtwoord wilt beveiligen, vink dan de optie 'Wachtwoord nodig?' aan. Je kunt vervolgens een wachtwoord invoeren:

Let wel: Geen wachtwoordbeveiliging betekent dat iedereen die de URL kent de gegevens ook kan raadplegen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor hulpdiensten of andere belanghebbenden.

Werkplekken

Onder 'Werkplekken' zie je de bedrijfsstructuur die je hebt aangemaakt bij 'Locaties'. Je kunt hier selecteren welke informatie je via deze link beschikbaar wilt maken.

In het bovenstaande voorbeeld worden de WIK's en SDS'en van alle producten gedeeld die zijn gekoppeld aan de werkplek 'Toxic Den Haag'. De informatie van de producten die zijn gekoppeld aan de onderliggende werkplekken wordt niet opgenomen in deze link. Je kunt ook meerdere werkplekken tegelijk koppelen aan een link. Sla de link op door in de rechterbovenhoek op 'Opslaan' te klikken. De publicatie verschijnt vervolgens in het overzicht aan de linkerkant van het scherm.

Om de publicatie aan te passen selecteer je de link die je wilt aanpassen in het overzicht aan de linkerkant van het beeld. Vervolgens klik je op het blauwe potloodicoon en kun je de werkplek bewerken. Om de publicatie te verwijderen klik je op het blauwe prullenbakicoon.

Let op: De link/URL van de publicatie blijft hetzelfde als je iets wijzigt. Je hoeft deze dus niet na iedere wijziging opnieuw te versturen.

Voorwaardelijk publiceren: producten niet publiceren

Er kunnen situaties zijn waarin je een product wilt koppelen aan een werkplek, maar deze informatie nog niet wilt toevoegen aan de online link. Bijvoorbeeld als het product nog getest moet worden of nog beoordeeld moet worden door de veiligheidsprofessional. Dit is mogelijk in de Toxic Productregistratie. Dit is een functie die je eerst moet inschakelen voordat je deze kunt gebruiken. Standaard staat deze functie uitgeschakeld. Je kunt in het tabblad 'Uw bedrijfsinstellingen' zelf aangeven of je van deze functie gebruik wilt maken.

Als je deze optie aanvinkt, geldt deze instelling voor alle producten. Vervolgens kun je zelf per product aangeven of je dat product wel of niet terug wilt zien in de links die je aanmaakt via Online Delen. Dit doe je door naar de Toxic Basiskaart van het product te gaan en bij het blok 'Productgegevens' onder 'Publiceren toegestaan' 'Nee' aan te vinken:

In de rapportages zie je welke producten wel en welke niet gepubliceerd worden. Dit kun je achterhalen door het sjabloon 'Custom' te selecteren en het vakje 'Gepubliceerd' aan te vinken.

Publicaties bekijken

Nadat je een publicatie hebt aangemaakt, kun je de link delen met degenen die je toegang wilt geven tot de informatie in deze specifieke link. Dit kan bijvoorbeeld door de link te mailen, op het intranet te plaatsen, of als snelkoppeling op een bureaublad (tablet, laptop of pc) te creëren. Wanneer de link aangeklikt wordt, krijg je toegang tot de volgende omgeving.

In het veld 'Zoeken' kun je zoeken op productnaam of productcode, en op CAS- of UN-nummer. Ook is het mogelijk om daar te filteren op werkplek.

Je kunt de informatie in dit overzicht ook per kolom sorteren en filteren door op het pijltje rechts in elke kolom te klikken.

Als je een product in het overzicht selecteert, kun je direct de WIK en het SDS bekijken.

Net zoals in andere overzichten, kun je hier ook kiezen om de WIK te bekijken in HTML of PDF-formaat. Om je voorkeur te selecteren, klik je op de blauwe knop die standaard op 'als: HTML' staat. Na het selecteren van je voorkeur klik je op de knop 'Bekijk WIK' om de WIK te openen.

LET OP: Producten met de status 'Aangevraagd' en 'On Hold' kun je wel aan een locatie koppelen, maar deze zullen nog niet in deze link verschijnen. Vanaf het moment dat de status verandert in 'Geabonneerd', verschijnt het product ook in alle links van de locaties waaraan het is gekoppeld.

Als je gebruikmaakt van Toxic Maatregelen, heb je naast de product WIK's ook toegang tot proces WIK's via de publicatielink. Deze proces WIK's zijn een combinatie van alle informatie en richtlijnen over de verschillende producten die aan een maatregelenscenario zijn toegevoegd. Hierdoor hoef je niet langer meerdere WIK's aan te bieden bij één werkplek, maar kun je alle informatie via één proces WIK verstrekken.

In de kolom 'Type' in de publicatielink, kun je filteren op alleen product WIKs, alleen proces WIK's of beiden. De standaard instelling is dat beide typen WIK's worden weergegeven.