Snelstartgids voor Productregistratie

INHOUDSOPGAVE

• Over Productregistratie
• Zoeken in Productregistratie-database
  • Je kunt hier zoeken op basis van een aantal unieke productgegevens:
• Geselecteerde taal
• Productstatussen
• Abonneren
• Toxic Chemiekaarten
• Producten toevoegen
  • Landversie kiezen
  • Handmatig een eigen product toevoegen
  • Producten verwijderen

Over Productregistratie

De redactie van Toxic houdt voor jou de productgegevens, SDS'en en WIK's actueel van de producten waarop je een abonnement hebt. De classificaties van de producten worden ook volgens de Nederlandse wetgeving gecontroleerd. De hoeveelheid producten waarop je je kunt abonneren in het productregister is ingesteld volgens de met jou gemaakte afspraken. Je kunt je direct abonneren op de producten die in de Toxic-database staan. Als een product dat je gebruikt niet in de database staat, kun je een product laten toevoegen door onze redactie.

Wanneer je begint met het gebruik van Toxic Productregistratie, is de eerste stap het toevoegen van de in gebruik zijnde producten aan je register. Alle producten die in je organisatie aanwezig zijn, moeten geregistreerd worden in het productregister. Zo heb je altijd de juiste informatie bij de hand.

Zoeken in Productregistratie-database

De Toxic Productregistratie-database bevat al duizenden producten. De kans is dus groot dat het product dat je aan je register wilt toevoegen al in de database staat. Om hierachter te komen, ga je naar de module 'Productregister' en maak je gebruik van het zoekscherm linksboven op de pagina.

Je kunt hier zoeken op basis van een aantal unieke productgegevens:

• De productnaam zoals vermeld op het SDS
• Het CAS-nummer van één van de componenten in het product
• De leveranciersnaam zoals vermeld op het SDS
• Het UN-nummer van één van de componenten

Je kunt op basis van één of meerdere van deze productgegevens op drie manieren zoeken

• In je eigen register: je zoekt in de producten waarop je geabonneerd bent.
• In het Toxic-register: je zoekt in alle in Toxic geregistreerde producten, maar niet in de producten waarop je geabonneerd bent.
• In beide registers.
• Hiervoor selecteer je de onderste selectiebalk in het zoekveld en bepaal je hoe je wilt zoeken:

De resultaten van je zoekactie verschijnen in het overzicht onder dit zoekveld. Naast dit zoekveld kun je de resultaten in het productregister ook verfijnen met het filter in de kolomkoppen. Klik hiervoor op de omlaag wijzende pijl in de kolomkop en selecteer de regel 'Filter' om de gewenste filters in te stellen.

Je kunt gemakkelijk zien welke zoekfilters je hebt ingesteld in de regel boven het productoverzicht. Hier kun je ook filters weer uitschakelen door op het blauwe kruisje naast de zoek- of filterterm te klikken:

Geselecteerde taal

Bij het zoeken naar productnamen speelt de ingestelde taal een belangrijke rol. Wanneer je in je productregister zoekt naar een product, wordt er gezocht in de geselecteerde taal. Per product kun je voor elke geselecteerde taal een naam opgeven. Zo wordt zoutzuur in het Frans bijvoorbeeld 'acide chlorhydrique'. Als er in de geselecteerde taal geen naam is opgegeven, wordt er in het Nederlands gezocht en wordt de Nederlandse naam getoond.

Ook SDS'en kun je downloaden in de taal die je op dat moment hebt geselecteerd. Als het SDS niet beschikbaar is in de geselecteerde taal, krijg je het SDS dat door Toxic als standaard is ingesteld.

Productstatussen

In het overzicht van producten in het productregister zie je in de vierde kolom van links de huidige status van het product.

Belangrijk: producten met de status 'Aangevraagd' en 'On Hold' kun je al aan een werkplek koppelen, maar verschijnen nog niet in het publicatieoverzicht voor deze werkplek. Dit komt omdat de productinformatie nog gevalideerd moet worden. Zodra de status op 'Geabonneerd' staat, verschijnt het product ook in alle publicatieoverzichten.

Abonneren

Als je een product wilt toevoegen aan je productregister en je hebt dit met je zoekopdracht in het Toxic productregister gevonden, dan kun je je direct op dit product abonneren. Om je te abonneren, klik je op de productregel van het product waarop je een abonnement wilt nemen. Er verschijnen dan twee nieuwe knoppen onder de productregel. Klik vervolgens op de gele knop 'Abonneren':

Bekijk en controleer ALTIJD EERST het SDS door op de knop 'SDS bekijken' te klikken. Zo weet je zeker dat je je op het juiste product abonneert. Nadat je op de knop 'Abonneren' hebt geklikt, zie je het volgende scherm:

Als je op 'Ja' klikt, ben je direct geabonneerd. Het product verschijnt in je register en je kunt er direct mee werken.

Klik hiervoor op het geabonneerde product in je productregister:

• Je kunt nu de Toxic Basiskaart en Werkplekinstructiekaarten aanpassen door op 'Open product' te klikken. Meer informatie hierover vind je in hoofdstuk 5 van deze handleiding.
• Je kunt ook direct de Toxic Basiskaart bekijken. Er zijn twee manieren om deze te bekijken:
• Digitaal via html: de WIK wordt direct in je browser geopend.
• Downloaden in pdf: de WIK wordt in pdf-formaat gedownload, waarna je de WIK kunt openen en afdrukken.

Vervolgens krijg je de mogelijkheid om de hoeveelheid van het product in de verpakking in te vullen en de grootte van het etiket te selecteren. Beide velden moeten ingevuld worden voor een compleet etiket.

Met de gele knop 'Genereer etiket' wordt het etiket direct gedownload naar je apparaat.

Je kunt je direct abonneren op een product als je daarvoor ruimte hebt in je abonnement. Dit kun je zien aan de groene balk bij 'Aantal geabonneerde producten'. Als je geen ruimte meer vrij hebt, kunnen we dit altijd voor je uitbreiden. Via de knop 'Producten bijkopen' opent automatisch een e-mailbericht aan het Toxic team, of je kunt hiervoor telefonisch contact opnemen via 070 - 378 01 62.

Toxic Chemiekaarten

In de Toxic Safety Solution zijn alle chemiekaarten opgenomen. Met een abonnement op Toxic Chemiekaarten zijn al deze kaarten direct voor jou beschikbaar. Als abonnee zie je dit aan de gele vinkjes in de kolom CHK, met als status 'Geabonneerd'. Wijzigingen of toevoegingen aan de chemiekaarten worden automatisch voor jou doorgevoerd. Van alle chemiekaarten zijn ook werkplekinstructiekaarten beschikbaar. Van deze kaarten kun je ook gepersonaliseerde versies maken (zie voor meer informatie paragraaf 4.3). Daarnaast heb je de mogelijkheid om etiketten te genereren.

De chemiekaarten in Toxic zijn zichtbaar aan de vinkjes in de kolom CHK. Een geel vinkje betekent dat je een abonnement hebt op Chemiekaarten® online. Als de vinkjes grijs zijn, betekent dit dat je geen abonnement hebt. In de kolom CHK kun je ook een selectie maken om alleen de chemiekaarten of om geen chemiekaarten te tonen. Wanneer er een nieuwe chemiekaart aan Toxic wordt toegevoegd, krijg je daar ook automatisch een abonnement op.

Wanneer je een abonnement hebt op Toxic Productregistratie, krijg je ook de mogelijkheid om een abonnement te nemen op een chemiekaart. Net zoals de andere producten in Toxic, neemt een abonnement op een chemiekaart één plaats in. De status van de chemiekaart wordt dan ingesteld op geabonneerd, net zoals bij de andere abonnementen. Het vinkje blijft grijs omdat je geen abonnement hebt op Chemiekaarten® online.

Producten toevoegen

Als blijkt uit jouw zoekactie dat het product dat je wilt toevoegen niet in de Toxic database staat, kan je dit product laten toevoegen door onze redactie. Klik daarvoor op de knop 'Product toevoegen'.

Kies 'Ja' als je wilt dat Toxic de informatie van jouw product bijhoudt. Op deze manier weet je zeker dat je altijd over actuele informatie in jouw register beschikt, die gecontroleerd is volgens de op dat moment geldende wetgeving. Als je 'Ja' kiest, zie je het volgende scherm:

Vul hier altijd de gegevens in zoals deze op het SDS zijn vermeld. Alleen de velden met een * zijn verplicht in te vullen. Het uploaden van een SDS is niet verplicht, maar het kan de verwerkingssnelheid aanzienlijk verhogen. Indien je een SDS beschikbaar hebt, raden we je altijd aan om deze toe te voegen via het blauwe mapje bij 'Upload SDS'. Klik daarna op 'Aanvragen' om de aanvraag te versturen.

Landversie kiezen

Bij de productaanvraag kun je aangeven in welk land het product gebruikt zal worden. Wij houden dan bij de classificatie van het product rekening met de land-specifieke wetgeving van dat land. Als je bedrijf in meerdere landen gevestigd is, is het mogelijk om voor meerdere landversies een abonnement te nemen. Elke landversie neemt één plek in jouw ruimte in. Je kunt kiezen uit Nederland, Frankrijk, België, Duitsland, en je kunt je ook apart abonneren op de REACH-wetgeving.

REACH is de wetgeving die momenteel geldt in het VK (Verenigd Koninkrijk) en is dus het meest geschikt voor gebruikers met locaties in het VK.

Let op: Als je enkel op zoek bent naar een vertaling van de WIK, dan hoef je alleen de taalinstellingen te wijzigen. Het toevoegen van een SDS in een andere taal is kosteloos en kun je aanvragen via toxic@sdu.nl.

De wetgeving van het land dat je hier selecteert, zal toegepast worden op het aangevraagde product. Standaard is deze optie ingesteld op Nederland. In het productregister en in de overige schermen kun je aan de vlaggen per product zien welke landgebonden wetgeving hier van toepassing is:

Het rapportageoverzicht is hierop een uitzondering. Daar zie je geen vlag, maar de landcode.

Wanneer je een abonnement opzegt, doe je dit per landversie van een product. Hiermee wordt één plek vrijgemaakt in jouw ruimte. Als je dus een abonnement hebt op meerdere landversies van een product, kun je deze onafhankelijk van elkaar opzeggen (indien de abonnementstermijn van 24 maanden is verstreken).

Belangrijk: In jouw omgeving zie je alleen de H- en P-zinnen, classificaties, pictogrammen en overige informatie volgens REACH en de landgebonden wetgeving van het land dat je bij het abonneren hebt geselecteerd.

Handmatig een eigen product toevoegen

Je hebt ook de mogelijkheid om zelf een product toe te voegen aan jouw Toxic Productregistratie. Dit product wordt niet onderhouden door onze redactie. In dit geval ben jij dus verantwoordelijk voor de volledigheid, actualiteit en juistheid van de data. Ook de controle van de landgebonden wetgeving (die vaak niet op het SDS wordt vermeld), moet je in dit geval zelf doen.

Om zelf een product toe te voegen, klik je in het Productregister op de knop 'Product toevoegen'. Vervolgens selecteer je in het scherm dat verschijnt de optie 'Nee, ik voer het product in en houd zelf de veranderingen bij'.

Jouw product verschijnt dan als 'Eigen product' in jouw register:

Bij het invoeren van een eigen product kun je de classificaties, H- en P-zinnen en pictogrammen bewerken en beheren zonder daarbij specifieke gegevens van een land op te geven.

Producten verwijderen

De abonnementsperiode voor een product is 24 maanden. Na deze periode kun je een product verwijderen uit jouw productregister. Om een product te verwijderen, selecteer je het product in jouw Productregister.

Je ziet dan rechts de knop 'Stop abonnement'. Als deze knop grijs is, is de abonnementsperiode nog niet verstreken en kun je het product nog niet verwijderen.

Het product blijft beschikbaar in jouw productregister, ook nadat je het hebt verwijderd. Je behoudt dan toegang tot de laatste gegevens, maar het product wordt niet langer bijgehouden door Toxic.

Nadat je op deze manier het product hebt verwijderd uit jouw productregister, blijft het product als Eigen product toegevoegd in jouw productregister. Op deze manier voldoe je eenvoudig aan jouw wettelijke bewaarplicht.

Hoewel er geen directe verplichting is om SDS-en te bewaren, is het wel aan te raden. Artikel 36 van REACH verplicht elke fabrikant, importeur, downstream-gebruiker of distributeur om alle informatie die nodig is om aan de REACH-verplichtingen te voldoen, ten minste 10 jaar te bewaren. Voor bedrijven die met gevaarlijke stoffen werken (downstream-gebruikers) betreft dit met name informatie die betrekking heeft op risico’s en beheersmaatregelen, en deze informatie is te vinden in het SDS dat zij ontvangen. Ook leveranciers moeten informatie over de stoffen of mengsels die zij leveren tot 10 jaar na de laatste levering bewaren. Het is daarom aan te raden om de SDS-en hiervoor te gebruiken.

Bedrijven zijn niet verplicht om oude versies van het SDS te bewaren, maar kunnen hier vanuit aansprakelijkheid wel voor kiezen.

Bij de inventarisatie van gevaarlijke stoffen ben je verplicht om voor de CMR-stoffen extra gegevens vast te leggen. Deze gegevens zijn nodig om in de toekomst te bepalen of er een verband kan zijn tussen werk en ziekte van de werknemer. Er zijn dus extra registratieverplichtingen voor deze producten. In het Arbobesluit (artikel 4.10c) is onder andere de bewaartermijn van deze verplichtingen vermeld. Bijvoorbeeld dat de registratie tot ten minste 40 jaar na beëindiging van de blootstelling aan gevaarlijke stoffen bewaard moet worden, evenals de lijst van werknemers, en het register van blootgestelde werknemers.

Door producten op te slaan als Eigen product nadat je het uit jouw register hebt verwijderd, voldoe je dus eenvoudig aan deze bewaarplicht. Eigen producten worden niet onderhouden door onze redactie en nemen geen ruimte in. Je kunt de plek van het verwijderde product dan ook gebruiken om een ander product toe te voegen.

Wanneer je een Eigen product verwijdert, wordt de data definitief verwijderd en kunnen wij deze niet terughalen. Houd hier altijd rekening mee wanneer je een Eigen product verwijdert.