Neem deze 10 stappen voor een veiligere werkomgeving

Stap 1: Visie ontwikkelen op arbeidsveiligheid en concrete doelen stellen 

Kan een visie op arbeidsveiligheid anders zijn dan nul ongevallen en nul incidenten? Het is belangrijk om een visie op te stellen die haalbaar en concreet is. Zo heeft een Engelse organisatie bijvoorbeeld de visie 'zero harm' of wellicht past 'take care' beter bij jou.

Houd er echter wel rekening mee dat deze visie niet zo ambitieus mag zijn dat het risico op falen groot wordt wanneer de verwachting niet wordt waargemaakt. Ideaal gezien formuleer je een visie die iedereen aanspreekt en bij het streven betrekt. Deze kan dan verder worden opgedeeld in haalbare subdoelen, die weer de basis vormen voor de acties in het communicatieplan.

Mogelijke subdoelen kunnen zijn:

- Onze organisatie geeft om iedereen die bij en voor ons werkt. We willen dat niemand gewond raakt tijdens het werk.

- We streven ernaar dat iedereen gezond weer thuiskomt. Stel hierbij een duidelijk operationeel plan op zodat iedereen weet hoe ze kunnen bijdragen.

- We willen een organisatie zijn die van incidenten leert en elke dag veiliger werkt dan de vorige.

- We begrijpen dat volledig veilig werken van ons allemaal constante aandacht vraagt, waarbij elke tegenslag ons nieuwe en betere werkmethoden leert voor morgen.

Stap 2: Huidige situatie bepalen (door middel van een nulmeting) 

Hoe staan we er eigenlijk voor? Veel organisaties hebben uitgebreide dashboards met cijfers over hun veiligheidsprestaties: (verzuim)incidenten, (opgeloste) meldingen, aantal veiligheidsrondes, enzovoort. 

Ook kan gedrag worden gemeten met systemen als Behaviour Based Safety, waarin opgeleide collega's wekelijks veilige en onveilige gedragingen bijhouden en rapporteren op basis van checklists.

Deze cijfers kunnen ons helpen in het verdere proces. De nulmeting die we in deze whitepaper behandelen, biedt houvast op welke punten we het gewenste gedrag van onze medewerkers en collega's kunnen beïnvloeden.

De drie cruciale factoren voor gedrag 

1. Gelegenheid: Dit zijn de externe omstandigheden die zorgen voor een mogelijkheid om het juiste gedrag te vertonen. Fysieke omstandigheden, materiële omstandigheden (zoals beschikbaarheid van Persoonlijke Beschermingsmiddelen), weersomstandigheden, sociale omstandigheden en vooral beschikbare tijd spelen hier een grote rol. Je kunt invloed uitoefenen op deze factoren door beperkende omstandigheden in kaart te brengen en verbeteringen door te voeren.

2. Motivatie: Dit gaat over de interesse en bereidwilligheid om het juiste gedrag te vertonen. De bedrijfscultuur, een duidelijk doel en het vooruitzicht op beloning of straf beïnvloeden de motivatie. Je kunt invloed uitoefenen op deze factoren met behulp van doeltreffende communicatie.

3. Capaciteit: Dit heeft betrekking op de vaardigheden, middelen en mogelijkheden tot het vertonen van het juiste gedrag. De fysieke capaciteit (bijvoorbeeld, of een operator in staat is om een zwaar vat te tillen), mentale capaciteit (kennis van zaken) en materiële capaciteit (persoonlijke hulpmiddelen zoals een veiligheidsbril) zijn bepalend. Maar organisatorische beperkingen, zoals tijdsdruk of een tekort aan personeel of kennis kunnen ook invloed hebben. Je kunt invloed uitoefenen op deze factoren door middel van training, opleiding, het aanpakken van capaciteitsproblemen en het regelmatig controleren van certificaties.

Met behulp van een nulmeting stel je specifieke vragen over deze drie factoren aan zoveel mogelijk mensen binnen je organisatie. Dit geeft scherp inzicht in waar te beginnen met gedragsverandering. Dit kan bijvoorbeeld met (self)assessments. 

Pas de vragen aan voor verschillende doelgroepen, van management en middenmanagement tot aan operators en de ondersteunende (kantoor)medewerkers. Partners, leveranciers en ingehuurde krachten kunnen ook relevante groepen zijn, afhankelijk van de behoefte.

Denk aan de volgende categorieën, op maat per doelgroep:

Gelegenheid

- Strategie

- Beleid en managementsystemen

- Inrichting (veiligheids)organisatie

Motivatie

- Leiderschap, interesse en betrokkenheid

- Verander- en verbetercapaciteit

- Collegialiteit

Capaciteit

- Competenties en training

- Oorzaak en onderzoek veroorzakers ongevallen

- Meldingsystemen en opvolging ervan

- Procedures

- Werkplek

'Harde' analyse van ondersteunende middelen 

Naast de 'zachte' kant van gedrag zijn er ook 'harde' elementen op de werkvloer die het gedrag beïnvloeden, soms verplicht door de wet. Daarom is het belangrijk om de nulmeting ook te gebruiken om na te gaan of de aanbevelingen van de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) zijn nageleefd:

• Zijn alle werkplekinstructiekaarten up-to-date?
• Zijn alle medewerkers volledig bevoegd en goed opgeleid voor hun taken?
• Is de veiligheidssignalering op orde?
• Zijn alle noodplannen nog actueel?
• Zijn alle veiligheidsinformatiebladen bijgewerkt?
• Wordt er adequaat omgegaan met het gebruik en de opslag van chemische stoffen?
• Zijn alle Persoonlijke BeschermingsMiddelen (PBM's) up-to-date, in goede staat, aanwezig en beschikbaar?

Voor verdere verdieping in deze 'harde' verbeterpunten verwijzen we je naar de whitepaper 'Risicoinventarisatie en -evaluatie gevaarlijke stoffen voor professionals'. Gedrag en kennis zijn nauw met elkaar verbonden, en hoewel deze whitepaper vooral gefocust is op gedrag en de communicatie daarover, is de kenniscomponent evenzo van belang. 

Stap 3: Verbeterpunten definiëren en doelstellingen meetbaar maken 

Na de analyses van de antwoorden, identificeer je de top 10 verbeterpunten. Dit zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:

• 60% van de geïnterviewden is onbekend met de veiligheidsstrategie van de organisatie.
• 45% weet niet precies wat er met hun meldingen gebeurt.
• 55% meent dat er onvoldoende training is om hun taak volledig te kunnen vervullen.
• 70% denkt dat hun motivatie zal toenemen als er vaker naar hun mening wordt gevraagd.
• 66% meent dat er onvoldoende chemie is tussen het management en de andere medewerkers om volledig aan de verwachtingen te kunnen voldoen als het gaat om veiligheid.
• 40% vindt het lastig om leidinggevenden aan te spreken op onveilig gedrag.

Vervolgens is het belangrijk om deze punten meetbaar te maken, zodat je het resultaat van je acties kunt beoordelen. Dit wordt verder uitgewerkt in de acties die je instelt in stap 4.

Stap 4. Acties bepalen en planning maken

De acties op de genoemde verbeterpunten verdelen we onder in zaken die snel aan

te passen zijn en zaken die een langere adem vergen.

Als voorbeeld nemen we de eerste drie verbeterpunten.

• 60% van de geïnterviewden (deelnemers aan het assessment) zegt onbekend te zijn met de veiligheidsstrategie van de organisatie.
• Actie 1. (Her)formuleren strategie en fris vormgeven in klare taal.
• Actie 2. Verspreiden van de strategie onder alle medewerkers.
• Actie 3. Organiseren van communicatieplan om strategie ‘aan de man’ te brengen. 45% geeft aan niet precies te weten wat er met haar/zijn melding gebeurt.
• Actie 1. Onderzoeken organisatie/systeem/instrumenten van meldingen. Bestaande en mogelijke aanvullingen.
• Actie 2. Organiseren communicatieplan over melden van onveilige situaties, met als kerndoel: actie is reactie (terugkoppeling).
• Actie 3. Beloning op melden (alleen al in de vorm van directe feedback na de melding zelf).
• 70% denkt dat haar/zijn motivatie zal toenemen als er vaker naar haar/zijn mening wordt gevraagd.
• Actie 1. Overzicht maken van alle doelgroepen in de organisatie. Bepalen van de mate van betrokkenheid van elke doelgroep; van heel actief (bijvoorbeeld productieleiding, HSE-collega’s etc.) naar passief (verkoop, legal etc.).
• Actie 2. Organiseren van ‘oneindige’ feedback, verticaal (vloer – MT) en horizontaal (collega’s met ongeveer dezelfde salarisgroep onderling).
• Actie 3. Toepassen van waardevolle feedback of terugkoppelen waarom er geen actie wordt genomen op basis van de feedback

Stap 5: De oprichting van een stuur- en klankbordgroep

Veilig werken is de verantwoordelijkheid van iedereen, maar de extra communicatie-inspanningen worden meestal door een specifieke groep uitgevoerd. Deze groep bestaat uit specialisten (uit de communicatie-, HSE- & HR-afdelingen) en een dwarsdoorsnede van de organisatie, en wordt vaak het 'campagneteam' genoemd. 

Om het belang van deze groep te onderstrepen, moet er ten minste één (roulerend) lid van het managementteam bij betrokken zijn. Daarnaast moet het campagneteam bestaan uit de eerder genoemde specialisten en vertegenwoordigers van productie- en stafafdelingen. Het is een pluspunt als er operationele medewerkers bij betrokken zijn, maar in de praktijk kan hun aanwezigheid soms moeilijk te organiseren zijn.

In dat geval kunnen deze medewerkers deelnemen aan een klankbordgroep, een ambassadeursgroep of een 'safety taskforce'. Deze groepen toetsen overwegingen, (communicatie)acties en besluiten. Wanneer zo'n groep actief betrokken is, kunnen zij ook proactief het campagneteam benaderen om acties op de agenda te zetten.

Zowel het stuur- als het klankbordteam vergaderen volgens een vast plan.

Stap 6. Schrijven (SMART) communicatieplan inclusief

doelgroepen, actieplan verbeterpunten en middelenarchitectuur

Communicatiemiddelen en -acties fungeren als het bindmiddel van een complete benadering om het bevorderen van veilig gedrag. Deze benadering kan ook trainingen en opleidingen bevatten. Om echt invloed uit te oefenen op gedrag, moet jouw communicatieplan rekening houden met alle niveaus van gedragsbeïnvloeding. 

Op Cognitief niveau (Kennis)

• Informatievoorziening: Leg uit waarom veilig werken noodzakelijk is, wat de doelen zijn en hoe belangrijk het is dat je eigen verantwoordelijkheid neemt. Het moment van informatie delen: bij indiensttreding en periodiek daarna. De toon: zakelijk. Bijvoorbeeld: een stand-up of een bijeenkomst in de kantine.
  
• Vastlegging en Toezegging: Zowel schriftelijk als mondeling akkoord gaan met veilige werkpraktijken, zoals het ondertekenen van veiligheidsregels. Bewust instemmen met veilig werken, bijvoorbeeld tijdens week- of dagstarts. Op deze manier kan het ook dienen als een 'officieel' document voor derden die onderzoek doen naar incidentzaken. De toon: serieus.
  
• Herinneren aan Veiligheidsregels: Dit communicatiemoment en bevestiging houdt nooit op en komt terug in verschillende vormen. In onze woorden: frappez toujours (blijf herhalen). De toon: soms humoristisch, soms zakelijk, soms streng. Voorbeelden: informatieborden, alerts op een zakelijke smartphone, acties tijdens week/dagstarts, e-learning enzovoort.
  
• Dreigen met Sancties: Voor de kleine groep die nog steeds onveilig gedrag vertoont ondanks positieve interventies, kan een sanctie helpen de juiste richting op te gaan. Denk aan een officiële waarschuwing bij het overtreden van veiligheidsregels of dreigen met schorsing/ontslag bij herhaalde overtredingen. Je bent zelf verantwoordelijk voor veilig werken, niet alleen voor jezelf, maar ook voor je collega's. De toon: streng en hard.

Op affectief niveau (Houding)

Veilig gedrag wordt ook beïnvloed door gevoelens en attitudes. Ondanks het kennisniveau hebben mensen verschillende, vaak onbewuste, redenen of verzonnen 'excuses' om veilig gedrag niet toe te passen. Met behulp van pakkende berichten die een beroep doen op iemands gevoelens, wordt de betrokkenheid bij veiligheidscommunicatie en veilig werken vergroot. De toon: verrassend, optimistisch, betrokken. Voorbeelden: motiverende video's van ambassadeurs of andere collega's, een VR-ervaring, safety escape room en dergelijke.

Op conatief niveau (Gedrag)

Het onderhouden van gedrag vereist herhaling en bevestiging. Voor iedereen komt het moment van verslapping. Acties zoals een 'duwtje in de rug' of voor sommigen een 'schop onder de kont' zijn dan nodig. We zorgen continu voor verse communicatiemiddelen en geven updates om te voorkomen dat de aandacht voor communicatie verslapt. Concrete acties na een ongeval met of zonder verzuim zijn onderdeel van het plan. Voorbeeld: het maken van een (bijna) ongevalsmelding. De toon: serieus, streng. Voorbeelden: korte video's via tv-schermen/intranet/smartphone of gebruik van de sjablonen Safety Dialogues en Accident Reports.

Op gedragsniveau

• Benoemen van Gedrag: Het is van cruciaal belang om bewust veilig gedrag te erkennen en 'onbewust onbekwaam onveilig gedrag' te doorbreken. Dit is een taak van leidinggevenden, ambassadeurs, maar later ook van collega's onderling. De toon: betrokken. Dit gaat verder dan het herinneren aan veiligheidsregels en focust op directe gedragsverandering in concrete situaties.
  
• Beloningen: Gedragswetenschappers zijn bijna unaniem overtuigd dat het belonen van gewenst gedrag effectiever is dan het enkel straffen van ongewenst gedrag (hoewel recidivisten zeker een sanctie 'verdienen'). De algemene sfeer blijft dan optimistisch in plaats van pessimistisch. Voorbeelden van communicatiemiddelen bij dit moment: simpelweg een opmerking of een schouderklopje geven bij het zien van een positieve veiligheidsactie. Of beloning na een dag veilig werken zonder incidenten. Dit opnoemen werkt al als een beloning (denk aan de positieve smiley bij de juiste snelheid in het verkeer). Dit kan worden uitgebreid met 'nomineer een collega', 'dag van de veiligheid' of een prijs voor het beste veiligheidsinitiatief (van de week, maand, jaar).

Op basis hiervan bouwen we een SMART communicatieplan.

Download nu de whitepaper 'Impactvolle veiligheidscommunicatie: Hoe veilig gedrag te stimuleren en organiseren'

Zet de eerste stap naar het effectief stimuleren van veilig gedrag en het organiseren van een veiligere werkomgeving. 

Stap 7. Maken werkplan uitrol (communicatie)acties

In een werkplan worden de planning, de te gebruiken middelen en de verantwoordelijken voor elk middel duidelijk omschreven. Ook bevat het de vergaderdata van het campagneteam en andere groepen (klankbord/ambassadeurs/safety task force). Hier zijn enkele voorbeelden van praktische middelen die kunnen worden gebruikt: 

• Opzetten Slimme E-learning Omgeving: Een platform waar iedereen een persoonlijke plek krijgt met toegang tot zowel verplichte opleidingen als extra leersessies om specifieke kennis of vaardigheden te verdiepen.
• Interactieve Toolboxen: Nodig individuen, teams of afdelingen uit om een veiligheidsonderwerp te adopteren en om te zetten in een toolbox voor collega's.
• Veiligheidsregels/Bedrijfsreglement Uitdelen: Hoewel het niet de meest inspirerende tool is, is het een effectieve manier om te tonen wat er nodig is voor veilig werken.
• Safety corners Inrichten: Deze corners kunnen alles bevatten wat relevant is voor veiligheid, zoals persoonlijke beschermingsmiddelen, blusapparatuur, veiligheidsvoorschriften, EHBO-materiaal en een overzicht van de bedrijfshulpverleners.
• Het plaatsen van Borden bij Risicovolle Gebieden/Installaties: Dit zijn borden met een duidelijke foto en een beknopte omschrijving van het risico, plus aanwijzingen hoe dit specifieke risico te beheersen.
• Instructie (Animatie)video’s maken: Inatische instructievideo's kunnen helpen bij het beheersen van risico's. Deze video's kunnen gemakkelijk worden geopend met een smartphone door middel van een QR-code.
• Opzetten van een Safety Center: Een plek waar bezoekers getest kunnen worden, varieert van een eenvoudig klaslokaal met pc's en instructies tot nagebouwde delen van installaties waar mensen 'werkend' de veiligheidsregels kunnen ervaren. Het zou zelfs een Safety Escape Room kunnen omvatten.
• Workshop met serious game:  Bepaalde veiligheidsrisico’s verdienen meer aandacht en kunnen behandeld worden in een workshop. Sluit af met een speciale versie van een spel waarbij alle behandelde onderwerpen nogmaals ter sprake komen.
• Werkplekinstructiekaarten (WIK) Gebruiken: Deze informatieve kaarten zijn handig op elke werkplek. 

  Online Veiligheidsportaal maken: Een locatie waar alle communicatie over Arbeidsveiligheid samenkomt. Dit portaal is makkelijk op te roepen via de smartphone en kan onder andere een 'kennisbibliotheek', updates over regelgeving en een sociaal platform bevatten.

• Veiligheidsdagen organiseren: Een keer per jaar een leuke en inspirerende dag organiseren waar veiligheid centraal staat.

• Levensgrote borden van verlichte PBM’s: Handig voor plekken waar vele verschillende nationaliteiten moeten samenwerken. Taal kan dan een barrière zijn en afbeeldingen kunnen helpen om aan te geven hoe veilig gedrag eruitziet.

• Cartoons ontwikkelen over veiligheidsissues: Humor kan soms een effectieve manier zijn om lastige onderwerpen uit te leggen. Maak cartoons die deze issues visualiseren en deel deze zowel fysiek als digitaal.

• Interactieve veiligheidsrondgangen: Verander de aanpak van veiligheidsobservatierondes. Ga de werkvloer op met een specifieke vraag aan de werknemers, op basis van een vooraf bepaald thema. Het doel is niet alleen observeren, maar ook een gesprek aangaan waar iedereen van kan leren.

Deze acties geven een breed spectrum van hoe je veiligheidscommunicatie in de praktijk kunt brengen, afgestemd op jouw specifieke organisatie en de behoeftes daarbinnen. Vergeet niet dat het uiteindelijke doel is om een veilige, betrokken en verantwoordelijke werkplek te creëren.

Stap 9. Na verloop van tijd: meting effectiviteit acties

Met behulp van een feedbacklus kan regelmatig de mening van de doelgroepen worden gevraagd – dit is de basis van effectieve communicatie. De feedback stimuleert iedereen om dagelijks actief bezig te zijn met veiligheid. Het campagneteam verwerkt deze feedback en toetst verbeteracties met de klankbordgroep/ambassadeurs.

Continue monitoring betekent dat je steeds een vinger aan de pols hebt om te zien of je op koers ligt. Het is echter aan te raden om op gezette tijden, bijvoorbeeld twee keer per jaar, bewust de effectiviteit te meten en te vergelijken met de stand van zaken na de nulmeting.

Stap 10. (Eventueel) bijstellen van plannen/acties op basismeting

en doorpakken

De resultaten van de metingen bieden de basis voor eventuele nieuwe acties of aanpassingen in bestaande middelen en interventies. Gedragsverandering is een 'race zonder einde' en vraagt om voortdurende aandacht en inzet. Het vieren van (kleine) successen is nodig om iedereen gemotiveerd en betrokken te blijven houden.

Auteur: Fred Aarsen, Salmay Communicatie

Ben je op zoek naar manieren om veilig gedrag op de werkvloer te bevorderen en te structureren? Deze whitepaper is jouw gids voor effectieve veiligheidscommunicatie.